これを機に会議改革をしましょう

緊急事態宣言が解除になりました。

この期間、リモートワークや時差出勤など、様々なトライアルがなされたと思います。数社から、これを機に働き方改革をしたいということで、今後の施策検討の相談がありました。

一番減った時間が「会議」だと思います。これまでは、「顔を見せ合わないと」「全員が情報共有しないと」と前提がありましたが、いざ会議をなくしてみると、業務は滞りなく進むことに気づかれたと思います。

皆さんが一番無駄な時間だと感じている時間が、会議の時間だと思います。生産性を阻害しているのは、会議の時間かもしれません。それは、ベイン・アンド・カンパニーの調査により、下記のように検証されました。

ベイン・アンド・カンパニーの調査によると、典型的なマネジャーの1週間（週40時間）を例にすると、会議が21時間、メール対応が8時間、個人作業が11時間という割合で時間を使っているそうです。その中で、会議の回数・会議の参加者数・メールの数を減らせば、週16時間以上（労働時間の40％以上）の時間を取り戻せるという調査結果になりました。

出典） 『TIME・TALENT・ENERGY』　マイケル・マンキンス、エリック・ガードン著

会議を見直してみませんか？

これを機に会議の見直しを図れるように、会議の見直しのフォーマットを用意しました。

このシートを使って、60名規模の会社が、年間3,000時間の会議時間を削減しました。1日研修をやって、前半は本音で意見が言える風土作りを醸成し、後半は無駄な時間の削減という議題で、会議の時間を減らすことを検討した結果、削減を図ることができました。

会議見直しのフォーマットは下記より無料でダウンロードできますので、社内の会議見直しにご活用ください。

なかなか自宅待機要請がでる機会はありませんから、これを機に会議の改革を進めて欲しいと思います。

会議削減・効率化のポイント

会議削減のポイント

会議の削減のポイントを下記に示します。

1. 会議の中止だけではなく、頻度減・時間減・人数減なども検討する。特に、参加が必要ない人の人数減が大きな改善になります。
2. 一旦は、中止・頻度減・時間減・人数減などをトライして、どうしても必要だったら、再開・頻度増・時間増・人数増などを検討するという軽い気持ちで検討することが大切です。
3. これを機に会議の実態も客観視してみると良いでしょう。会議の問題は、
   意思決定がなされない
   その後の行動につながらない
   意見・発言が一部の人に偏っている
   脱線が多い・議論が逸れる
   議論が噛み合っていない
   本音で意見・発言していない
   事前の根回しで決まっている
   議題が明確ではない
   最後はトップダウンで決まる
   意見が否定される
   予定調和で進められる
   などありますが、これらも提供するフォーマットに入っています。
4. 是非、削減効果は時間や人件費に換算して、効果も明確にしてください。

会議効率化のポイント

続いて、会議の効率化のポイントを下記に示します。

1. 会議の目的が、情報共有であるか、アイデアだしか、意思決定なのかをはっきりさせます。これにより、事前準備や会議のアジェンダが変わってきます。情報共有であれば、WEB上でできる可能性を模索しましょう。
2. 会議のメンバーは最大7名にします。先ほど紹介した『TIME・TALENT・ENERGY』によると、「会議の出席者が7人を超えると、1名増えるたびに、実行可能な優れた判断を素早く下す可能性が10％低下する。ということは、16人とか17人になると、意思決定の効果はゼロに近い」と記述されています。
3. 会議のメンバーには、事前に参加の役割を明確にしましょう。特に、「意思決定者」と「板書係」は明確にした方が良いです。「意思決定者」は、この会議で意思決定しないことも含めて最終意思決定をしてもらいます。ホワイトボードに板書をすることで、議論の空中戦が激減します。
4. 会議中に他の作業はしない。作業をしたい人は、会議にでない。というルールを徹底しましょう。

最後に

弊社の社内研修支援サービスは、会議の進め方だけではなく、無駄な会議や無駄な参加者も減らす検討ができる研修「生産性の高い会議の進め方」をご用意しています。社内研修支援サービスは、社内講師がすぐに研修実施できるようにテキスト・スライド・マニュアルを提供するサービスです。自社で実施が難しい場合は、講師派遣も実施しておりますので、お気軽にご相談ください。

社内研修支援サービス「 生産性の高い会議の進め方 」

社内研修支援サービスの「生産性の高い会議の進め方」は、上記のような、効率的な会議をするための方法を24つ紹介しています。
内容は、
　(1)会議の効率化（会議の数・参加人数・頻度を減らす方法）
　(2)事前準備の視点（会議の種類とその準備事項やアジェンダの書き方）
　(3) 場づくりの視点（参加者の役割の明確化・会議ルールの設計）
　(4) 会議進行の視点（情報共有会議の進め方・アイデアだし会議の進め方・意思決定のやり方）
　(5) 振り返りの視点・結論共有の視点（会議自体の振り返り・議事録作成の方法）
全34ページのテキストになります。

▼ 社内研修支援サービス「生産性の高い会議の進め方」の概要はこちら

▼社内研修支援サービスとは？
社内で効果的な研修が実施できるように、研修に必要なすべてが揃った研修コンテンツ（スライド・マニュアルなど）を提供するサービスです。
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社内研修支援サービス「生産性の高い会議の進め方」サンプルテキストは、下記からダウンロードしてご覧ください。

最後に、会議だけで時間をつぶしていた役員・部長などは、リモートワークでやることがなく、会議をしたくてうずうずしている可能性があります。その役員・部長に先を越されなように、一気にこの機会を活かして欲しいと思います。